No SisAlu - Sistema de Gestão Escolar, uma das ferramentas mais utilizadas é o disparador de emails e SMS.
E o principal motivo é porque é possível personalizar os emails com os dados e situação do aluno, assim como é possível filtrar os destinatários, tornando o disparador de e-mails do SisAlu - Sistema de Gestão Escolar uma ferramenta indispensável na gestão da comunicação com os pais.
Tempo de Leitura : 9 minutos
ÍNDICE
O que vou aprender ?
Criar modelos de e-mails e em seguida fazer o envio.
O que não vou aprender aqui ?
Configurar a conta de e-mail e/ou SMS
Visualizar o histórico de envios
Pré-requisitos
Possuir a conta de e-mail previamente cadastrada no sistema;
Possuir um modelo de e-mail a ser criado;
Passo a Passo
1 ) Acessar o menu
A janela exibida é divida em guias :
- Criar email (Para a criação e/ou edição de modelos de email)
- Enviar email (Para o envio propriamente dito, selecionando os destinatários desejados)
- Configurar contas (Para configurar as contas disponíveis para o disparo dos emails)
- Histórico de Envios (Para visualizar todos os envios já realizados)
2) Criar o modelo do email.
No guia "Criar Email" criaremos o nosso comunicado :
O campo "Nome" é o nome do nosso modelo de disparo (Identificaremos por esse nome ao disparar o email). O nome não aparece para o destinatário do e-mail.
O "Assunto" será o assunto do e-mail que o destinatário receberá em sua caixa de entrada.
No corpo do e-mail é possível colocarmos campos de mesclagem, anexos, links e imagens.
- Campos de Mesclagem: variável do sistema que puxa a informação cadastrada de acordo com cada caso (nome do aluno, nome do responsável, classe, etc);
a) Para a inserção de campos de mesclagem, clique no botão abaixo, localize o campo a ser inserido e pressione 'enter':
Ao clicar no campo, ele deve ficar destacado da forma acima.
* Veja nosso artigo sobre os Campos de Mesclagem para saber as variáveis disponíveis e o que elas exibem.
b) Para a inserção de um anexo:
Localize o documento que deseja inserir e confirme;
c) Para a inserção de uma imagem:
A imagem deve estar na internet e ser inserida como link. Como assim?
Por exemplo, no site da SisAlu temos o logo da empresa. Clicando na imagem com o botão direito, é possível "copiar o endereço da imagem" :
Ao colarmos no campo, teremos algo assim:
Criado o corpo do email, clicamos no botão 'gravar', e agora temos um modelo assim:
3) Enviando o email:
Agora é hora de mandar o nosso comunicado.
Para isso, vamos na aba "Enviar email".
Selecionamos a conta da qual o nosso email será disparado, o modelo do email criado, e os destinatários que deverão receber este e-mail.
No exemplo acima, selecionamos Pai, Mãe, Resp. Acad e Resp.Fin. Porém, se a Mãe for responsável acadêmica, por exemplo, ela só receberá o email uma única vez, não havendo duplicidade nesse caso.
Um mesmo responsável só receberá o email mais de uma vez, caso o corpo do email seja diferente, por exemplo, no caso de um link de boleto.
Vale ressaltar que o sistema irá ver o email cadastrado na aba de responsáveis, como Mãe e Pai, e dos responsáveis que estiverem marcados como "Acadêmico" ou "Financeiro".
Abaixo, em "Filtrar situação", selecionaremos para este exemplo, a opção "ATIVOS", que irá verificar os alunos que possuem matrícula ativa para o ano letivo mencionado, e que não estão cancelados.
Ao lado direito, selecionamos as classes.
Ainda no filtro de ativos, podemos usar as opções:
- Com matrícula confirmada
- Com matrícula NÃO confirmada
- Sem re-matrícula WEB
- Turno (para filtrar algum turno específico. refere-se ao turno da matrícula do aluno)
Clicar no botão gravar para incluir a nossa regra de disparo, e logo veremos a quantidade de destinatários que deverão receber o email.
Antes de enviarmos os emails, podemos marcar a opção "Enviar testes" ao lado direito, e receberemos um teste do email que será enviado.
4) Sobre os filtros
- Aniversariante: Mencionar o intervalo de datas, exemplo: 01/01/2023 a 31/01/2023
Irá verificar os alunos que possuem nascimento entre a data mencionada, ignorando o ano;
- Ativos: Matrículas ativas no ano letivo (ignora os cancelados);
- Avulsos: É possível escolher alguns alunos específicos para o envio do email, podendo ser selecionado de forma manual;
- Com extra: Filtra os alunos que possuem determinado extra em um mês específico.
- Documentos pendentes: busca os alunos que possuem documentos em falta ou que precisam ser atualizados;
- Inadimplente: Possuem parcelas em atraso a partir de certa quantidade de dias, e dentro das datas de vencimento mencionadas;
- Inativos: Já foi aluno regularmente matriculado e não possui mais matrícula ativa
- Na remessa: Usado para o envio do link do boleto. É possível restringir as cobranças que foram enviadas em uma remessa específica;
- No boleto: Também usado para enviar o link do boleto. É possível mencionar a 'cobrança' a que quer enviar de um mês específico. Neste caso independe da remessa.
- Novos: Filtra pelas matrículas novas.
- Potencial: Filtra pelos alunos que estão marcados como potenciais. É possível filtrar também pela data de casa, série de interesse e turno (Usados na guia MKT no cadastro do aluno);
- Todos ( ativos e inativos ): todos os alunos do sistema.
Saiba mais
Conheça aqui os campos de mesclagem