O que vou aprender ? 


A disparar e-mails e SMS de forma automática antes do vencimento.




O que não vou aprender aqui ? 


A configurar a conta de e-mail e SMS 

A criar um modelo de e-mail / SMS 




Pré-requisitos


  • SisAlu Versão 19.03.01
  • Sislink Versão 19.03.01
  • Ter uma conta de e-mail que permita o envio de mensagens em massa e/ou
  • Ter uma conta de SMS configurada no SisAlu com saldo suficiente para o envio das mensagens. ( Veja aqui quanto custa enviar SMS pelo SisAlu ) 
  • Ter pelo menos um modelo de mensagem de e-mail/SMS configurado para fazer o envio.




Passo a Passo


1 ) Acessar o menu 


    Financeiro - Cobranças - Configurar - Régua de cob.


2 ) Criar uma Régua de cobrança


Definição : Régua de Cobrança (RC) é um conjunto a AÇÕES, relativas a uma parcela individual, que serão realizadas no decorrer dos dias, antes e depois do vencimento.



Se precisar ter tratamentos diferenciados para cada boleto deverá ser criada uma RC por boleto no campo Associar a, ou se preferir, poderá criar uma RC para todos os boletos de uma vez. 

Um boleto também pode ter mais de uma RC associada a ele se assim for necessário. Por exemplo, pode existir uma RC geral para todos os boletos e uma RC específica para os boletos de extra de esporte ou de matrícula. A utilidade disto é poder enviar mensagens diferentes em função do tipo de boleto.


3 ) Criar as etapas da Régua de cobrança


Definição : uma etapa é uma ação a ser realizada num dia e a partir de um horário.


Uma etapa pode ser automática ou manual, neste artigo iremos aprender a configurar a etapa automática de aviso de parcela a vencer.


Podem ser criadas quantas etapas achar necessário, como por exemplo, avisar 5 dias antes do vencimento, avisar 2 dias antes do vencimento, avisar no dia do vencimento e cada uma utilizando um modelo de e-mail diferente ou até mesmo o mesmo modelo de e-mail.


Uma etapa automática é executada apenas em DIAS ÚTEIS entre as 7:00 e 21:00.



Na tela mostrada acima todos os campos são intuitivos de se entender, por isso vou aprofundar a explicação em apenas alguns deles.


Etapa : é o nome interno da etapa, o cliente não terá acesso a esta informação. Ela serve para identificar posteriormente quais etapas já foram processadas.


Prazo : como dito anteriormente, as tarefas automáticas são executadas apenas em dias úteis, então a contagem dos dias do prazo também é feita em dias úteis. No caso da tarefa do tipo "Aviso de parcela a vencer" o prazo é relativo à data de vencimento da parcela, sendo assim, se eu escolho um prazo de 2 dias úteis, significa que 2 dias úteis antes do vencimento o SisAlu irá fazer o envio do e-mail ou SMS conforme a conta e modelos configurados.


Repetir por : quando uma etapa não é CRIADA no dia ( isto pode acontecer se o servidor estiver desligado ou com algum outro problema ) podemos configurar para que o SisAu continue tentando a criar a tarefa por um certo número de dias úteis.  


Eu recomendo criar pelo menos duas tarefas de aviso de vencimento por e-mail, uma por volta de 5 a 10 dias úteis antes do vencimento para ser enviada no período da manhã e outra por volta de 2 dias úteis antes do vencimento a ser enviada após o almoço ( muitas pessoas utilizam o horário após o almoço para resolver problemas pessoais ) . Se sua escola tiver contratado o disparador de SMS poderá ainda configurar uma tarefa para enviar por SMS o link do boleto no dia anterior ao vencimento ou até mesmo no dia do vencimento.



Importante 1: Para fazer o envio do link do boleto este tem que estar registrado previamente no banco e com o retorno processado no SisAlu, então configure prazos nos quais normalmente os boletos já estão ok no SisAlu, caso contrário haverá falha no envio. 


Importante 2 : Ao finalizar o envio dos e-mails / SMS , se acontecer algum erro, o SisAlu irá enviar o detalhamento dos erros para o e-mail utilizado para fazer o disparo. Quando o disparo é por SMS os erros são enviados para o e-mail configurado como "Tipo Aviso de cobrança". Caso aconteça algum erro no disparo o SisAlu irá fazer novas tentativas de envio pelo período de 12 horas e após este período será enviado um segundo Resumo com a situação final do disparo.




Saiba mais


Os artigos abaixo estão em desenvolvimento : 

 - Configurar conta de e-mail

 - Configurar conta de SMS

 - Configurar modelo de e-mail para fazer o aviso de vencimento

 - Configurar modelo de SMS para fazer o aviso de vencimento 

 - Como contornar o limite de envio de e-mails do meu provedor ? 

 - O que fazer quando da erro no envio ?