Tempo de Leitura : 15 minutos 

ÍNDICE

• O que vou aprender ? 
• O que não vou aprender aqui ? 
• Pré-requisitos
• Configuração a ser feita no SisAlu
• Configuração a ser feita no TutorWeb
• Passo a passo do responsável
• Passo a passo da escola

O que vou aprender ? 

Vamos aprender um pouco de gestão de documentos na secretaria usando o sistema de gestão escolar.

No SisAlu é possível associar arquivos aos documentos dos alunos, neste artigo irá aprender como configurar o SisAlu para que o responsável possa atualizar os arquivos online via portal web.

Também iremos mostrar como o pai deve enviar os arquivos e como a escola deve revisar estes arquivos, podendo aceitar ou rejeitar os mesmos.

O que não vou aprender aqui ? 

Cadastrar um novo documento ou uma lista de documentos.

Visualizar os documentos no SisAlu ( Artigo :  Visualizar documentos no SisAlu )

Pré-requisitos

• SisAlu e SisLink versão 22.07.08
• Documentos cadastrados com Sigla  

Configuração a ser feita no SisAlu

Nem sempre a escola quer que todos os documentos fiquem disponíveis para o responsável fazer o envio pela TutorWeb, por este motivo o primeiro passo é ativar esta opção individualmente no cadastro do documento.

Marque a opção Enviar pela web e grave.

A opção Foto deve ser marcada se o documento for a foto do Aluno, neste caso o SisAlu irá substituir a foto do aluno pelo documento enviado pelo TutorWeb.

No exemplo acima podemos ver que o documento não tem sigla cadastrada, documentos sem sigla cadastradas não serão baixados pelo SisAlu mas o pai ainda poderá fazer o envio dos mesmos.

Configuração a ser feita no TutorWeb

A configuração do módulo no Tutorweb deve ser feita pela equipe de suporte do SisAlu, basta ativar o módulo de documentos e a opção Upload de Arquivos.

Passo a passo do responsável

No menu de documentos do TutorWeb será mostrado um novo botão verde chamado Enviar Documentos conforme a imagem abaixo.

Ao abrir o novo menu de enviar documentos são mostrados todos os documentos marcados como Enviar para a web, conforme explicado no passo anterior : 

Repare que abaixo de cada documento foram incluidos dois botões, de Adicionar arquivos e Enviar arquivos, exceto para o documento de Histórico Escolar Fund. Isso acontece pois este documento está com a situação OK, se está OK significa que o pai não pode enviar nenhum arquivo para esse documento!

Somente documentos que não estão ok podem ter seus arquivos enviados.

Vamos supor que o pai irá enviar a cópia do CPF do responsável, e que ele irá enviar como dois arquivos separados, CPFFrente e CPFVerso. Para isso basta ele clicar em adicionar arquivos, selecionar os dois arquivos ( ou um de cada vez ) , a tela ficará conforme abaixo

Se tiver incluido algum arquivo errado pode clicar no X caso contrário pode confirmar o envio clicando em Enviar Arquivos.

Após confirmar o envio, serão mostrados 3 botões para cada documento.

O primeiro mostra um histórico de alterações daquele documento, o segundo visualiza o documento e o terceiro permite o pai remover o documento.

O pai deve repetir este procedimento para todos os documentos e para todos os filhos, mesmo que o CPF do resonsável seja o mesmo para todos os filhos.

Passo a passo da escola

Agora é a vez da secretaria escolar entrar em ação ! 

Nem sempre o pai envia o documento correto por isso é preciso que os documentos sejam revisados individualmente pela secretaria escolar e isto faz parte de uma boa gestão escolar.

Ao entrar no SisAlu caso tenha algum documento para ser revisado será mostrada uma mensagem sobre isto, ainda, é recomendando que uma vez por semana a secretaria acesse o portal para ver se tem documentos para serem revisados.

No exemplo acima, somente um aluno tem documentos para serem revisados.

Clicando no RM do aluno será mostrada uma tela parecida com a que o responsável acessa : 

Mas se reparar, os botões são diferentes, tem o botão do histórico e de visualizar o documento, igual do responsável, mas não tem o botão de excluir o documento, isso somente o responsável pode fazer.

No lugar do botão de excluir documento tem 2 botões, o de aprovar e o de rejeitar o documento.

Ao clicar em rejeitar é mostrada a janela abaixo, coloque uma mensagem clara para o pai saber porque o documento foi rejeitado.

Depois de revisar os documentos a tela ficará parecida com a tela abaixo, neste caso temos o documento da frente aprovado e o do Verso rejeitado.

Ao clicar em histórico é mostrada a janela conforme abaixo, estas mesmas informações ficam disponíveis para o responsável através do portal do aluno.

Se tiver aprovado ou rejeitado um documento por engano não tem problema, é sempre possível marcar a opção de aprovação rejeição enquanto a situação do documento não estiver ok.

Download dos arquivos para o SisAlu

Uma vez aprovado o arquivo o SisAlu irá fazer o download do mesmo.

Lembrando que o SisAlu somente consegue baixar o arquivo se a pasta de documentos estiver corretamente configurada ( menu configurações - Guia Geral )  e se o documento tiver uma sigla cadastrada.

Caso todos os arquivos do mesmo documento estiverem aprovados o SisAlu irá mudar automaticamente a situação do documento para OK e após sincronizar a situação com o portal não será mais possível incluir novos arquivos para aquele documento, assim como rejeitar um arquivo já aprovado.

E se precisar atualizar um arquivo de um documento que está ok ? ... sim, sempre tem um e se ... .

Como vimos anteriormente, sempre que um documento está ok, ele não permite que sejam enviados novos arquivos, então para permitir que o pai faça novos envios, ou mesmo que a escola rejeite um documento já enviado, basta mudar no SisAlu a situação do documento de OK para Em Falta ou Atualizar :-)